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25. janvier 2024

Microsoft Word : conseils pratiques pour débutants et professionnels

Le programme de traitement de texte Word de Microsoft existe depuis plus de 40 ans. Au début, bien sûr, il était loin d’offrir autant de fonctions qu’aujourd’hui. Le logiciel a été développé de manière conséquente et est aujourd’hui depuis longtemps un classique de la bureautique ! Qu’il s’agisse de lettres commerciales, de factures, de formulaires ou d’autres documents, Word permet de saisir et de formater rapidement n’importe quel texte.

Mais à part le « copier/coller », connaissez-vous vraiment toutes les astuces et fonctions qui peuvent vous faciliter le travail avec Word ? Nous avons rassemblé pour vous les fonctions et raccourcis pratiques, mais pas forcément connus de tous.

> Astuces Word pour débutants

> Les principaux raccourcis

> Astuces Word pour les utilisateurs avancés

Comment démarrer - Astuces pour les débutants

Suivre les modifications

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un document texte, il est facile de perdre la vue d’ensemble. Qui a modifié quoi ? Quelle était la formulation initiale ? Qu’est-ce qui a été supprimé ? Le mode de modification permet de suivre tout cela. Pour cela, il suffit de sélectionner l’icône « Suivre les modifications » dans la barre de menu sous « Vérifier ». Les corrections sont alors signalées et mises en évidence par une couleur. Si vous êtes d’accord avec les propositions de correction, il suffit de cliquer sur « Accepter » pour que les contenus correspondants soient insérés dans le format standard.

Tracer des lignes de séparation à l’aide du clavier

Pour délimiter les contenus les uns des autres, des lignes de séparation peuvent être utiles dans le document. Vous pouvez bien sûr les insérer via la barre de menu. Mais il est plus rapide d’utiliser le clavier : avec trois tirets et Entrée, vous créez une ligne horizontale. Avec trois traits de soulignement et Entrée, apparaît même une ligne grasse. Les pointillés (*) ou doubles lignes (=) sont également possibles avec ce schéma.

Insérer des liens dans le texte

Tout comme sur les pages web, il est possible d’insérer des liens dans les documents Word. Il est ainsi possible, par exemple, d’ouvrir une page Internet ou un autre fichier en un seul clic. Pour ce faire, sélectionnez le texte que vous souhaitez lier. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « Lien ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez maintenant indiquer un site web ou choisir un fichier vers lequel vous souhaitez établir un lien. Dans le ruban de menu, vous trouverez la fonction sous Insertion > Lien. C’est encore plus rapide avec [Ctrl] + [K].

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Les principales combinaisons de touches pour Microsoft Word

Avec les raccourcis clavier appropriés, Microsoft Word peut être utilisé plus efficacement et plus rapidement qu’avec la souris. Vous trouverez quelques-uns des raccourcis les plus importants dans notre aperçu :

6

[Alt] + [Shift] + [D]

Insérer la date actuelle

7

[Ctrl] + [F]

Parcourir le texte

11

[Ctrl] + [Z]

Annuler l’action

8

[F12]

Enregistrer sous

9

Gras : [Ctrl] + [Shift] + [F]

En italique : [Ctrl] + [Shift] + [K]

Mettre le texte en gras ou en italique

10

[Ctrl] + [<] ou [Ctrl] + [>]

Modifier la taille de la police

ASTUCES POUR LES UTILISATEURS AVANCÉS

Corriger les espaces doubles et les erreurs récurrentes

Les espaces doubles font partie des erreurs de frappe classiques. Pour corriger cette erreur et d’autres erreurs fréquentes, utilisez la combinaison de touches [Ctrl] + [H] pour la fonction « Rechercher et remplacer ». Il suffit de saisir deux espaces dans le champ « Rechercher », un seul dans le champ « Remplacer par » et de cliquer sur « Remplacer tout ». Cette méthode est idéale non seulement pour corriger les espaces, mais aussi pour d’autres erreurs récurrentes dans le texte, comme un nom propre mal orthographié.

Word facilite la traduction de texte

Pour les traductions, il n’est pas nécessaire de faire un détour par Google Translate ou Deepl. Word dispose d’une fonction de traduction. Sélectionnez le texte souhaité et choisissez l’option « Traduire » après un clic droit. Vous pouvez alors choisir entre différentes langues et insérer le contenu directement au bon endroit, sans rien changer au formatage. Bien entendu, il est tout de même conseillé de jeter un coup d’œil final à la traduction.

Utiliser tout le presse-papier – un meilleur copier-coller

Si la plupart des gens connaissent les fonctions copier et coller, c’est-à-dire [Ctrl] + [C] et [Ctrl] + [V], peu d’entre eux savent qu’il n’est pas possible de coller uniquement le dernier texte copié. Avec [touche Windows] + [V], vous ouvrez l’ensemble du presse-papiers : les 25 derniers éléments copiés s’affichent ici, vous pouvez les sélectionner et les coller à l’endroit souhaité – qu’il s’agisse de texte, d’images ou de graphiques. À propos : cette combinaison de touches ne fonctionne pas seulement dans Word, mais aussi dans Outlook, Excel, Powerpoint, etc.

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