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25. Januar 2024

Microsoft Word: Praktische Tipps für Anfänger und Profis

Seit über 40 Jahren gibt es das Textverarbeitungsprogramm Word von Microsoft. Anfangs natürlich nicht mit so vielen Funktionen wie heute. Die Software wurde konsequent weiterentwickelt und ist heute längst ein Büroklassiker! Aber kennen Sie außer „Copy/Paste“ wirklich alle Tricks und Funktionen, die Ihnen das Arbeiten mit Word erleichtern können? Wir haben die praktischsten, aber nicht unbedingt allgemein bekannten Features und Shortcuts für Sie zusammengefasst.

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So starten Sie durch - Tipps für Anfänger

Änderungen nachverfolgen

Arbeiten mehrere Personen an einem Textdokument, kann schnell der Überblick verloren gehen. Wer hat was geändert? Wie lautete die ursprüngliche Formulierung? Was wurde gestrichen? Mit dem Änderungsmodus ist all das nachvollziehbar. Wählen Sie dafür in der Menüleiste unter „Überprüfen“ das Symbol „Änderungen nachverfolgen“. Korrekturen werden nun gekennzeichnet und farblich hervorgehoben. Sind Sie mit den Korrekturvorschlägen einverstanden, reicht ein Klick auf „Annehmen“ und die jeweiligen Inhalte fügen sich in das Standardformat ein.

Trennlinien ziehen über die Tastatur

Um Inhalte voneinander abzugrenzen, können Trennlinien im Dokument hilfreich sein. Diese können Sie natürlich über die Menüleiste einfügen. Schneller geht es aber über die Tastatur: Mit drei Bindestrichen und Enter erzeugen Sie eine horizontale Linie. Mit drei Unterstrichen und Enter erscheint sogar eine gefettete Linie. Auch gepunktete (*) oder doppelte Linien (=) sind mit diesem Schema möglich.

Links im Text einfügen

Genau wie auf Webseiten lassen sich auch in Word-Dokumenten Verlinkungen einfügen. So lässt sich mit einem Klick zum Beispiel eine Internetseite oder eine andere Datei öffnen. Markieren Sie dazu den Text, den Sie verlinken möchten. Klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Link“. Im sich öffnenden Fenster können Sie nun eine Website angeben oder eine Datei aussuchen, auf die Sie verlinken möchten. Im Menüband finden Sie die Funktion unter Einfügen > Link. Noch schneller geht es mit [Strg] + [K].

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Die wichtigsten Tastenkombinationen für Microsoft Word

Mit den passenden Tastenkombinationen lässt sich Microsoft Word effizienter und schneller bedienen als mit der Maus. Einige der wichtigsten Shortcuts finden Sie in unserer Übersicht:

6

[Alt] + [Shift] + [D] 

Aktuelles Datum einfügen

7

[Strg] + [F]

Text durchsuchen

11

[Strg] + [Z]

Aktion rückgängig machen

8

[F12]

Speichern unter

9

Fett: [Strg] + [Shift] + [F]

Kursiv: [Strg] + [Shift] + [K]

Text fetten oder kursiv setzen

10

[Strg] + [<] oder [Strg] + [>]

Schriftgröße ändern

Tipps für Fortgeschrittene

Doppelte Leerzeichen und wiederkehrende Fehler korrigieren

Zu den klassischen Tippfehlern gehören doppelte Leerzeichen. Um diesen und andere häufig gemachte Fehler zu korrigieren, nutzen Sie die Tastenkombination [Strg] + [H] für die Funktion „Suchen und Ersetzen“. Einfach im Feld „Suchen nach“ zwei Leerzeichen eingeben, im Feld „Ersetzen durch“ nur eins und auf „Alle ersetzen“ klicken. Diese Methode ist nicht nur ideal für die Korrektur von Leerzeichen, sondern auch für andere wiederkehrende Fehler im Text wie ein falsch geschriebener Eigennamen.

Word macht Übersetzungen von Text einfacher

Für Übersetzungen ist kein Umweg über Google Translate oder Deepl nötig. In Word gibt es eine Übersetzungsfunktion. Markieren Sie den gewünschten Text und wählen Sie nach einem Rechtsklick die Option „Übersetzen“ aus. Sie können nun zwischen verschiedenen Sprachen wählen und die Inhalte direkt an der richtigen Stelle einfügen, ohne dass sich etwas an der Formatierung ändert. Natürlich ist ein abschließender prüfender Blick auf die Übersetzung dennoch ratsam.

Gesamte Zwischenablage nutzen – besseres Kopieren & Einfügen

Zwar sind die Funktionen Kopieren und Einfügen, also [Strg] + [C] und [Strg] + [V], den meisten bekannt – aber die wenigsten wissen, dass sich nicht nur der zuletzt kopierte Text einfügen lässt. Mit [Windows-Taste] + [V] öffnen Sie die gesamte Zwischenablage: Hier werden Ihnen die 25 zuletzt kopierten Elementen angezeigt, die Sie auswählen und an der gewünschten Stelle einfügen können – sei es Text, Bilder oder Grafiken. Übrigens: Diese Tastenkombination funktioniert nicht nur in Word, sondern auch in Outlook, Excel, Powerpoint etc.

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