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18.02.2015

Software-Inventur: gut gezählt ist halb gewonnen

Vor Kurzem setzte die „Business Software Alliance“ (BSA) ein beachtliches Kopfgeld aus. Gesucht wurden aber weder Bankräuber noch Terroristen, sondern unterlizenzierte Unternehmen. Bis zu 10.000 Euro Belohnung gab es für Hinweise auf Betriebe, die mehr Software-Programme nutzen als sie bezahlt haben: eine Straftat, die für die verantwortlichen Manager unangenehme Folgen nach sich ziehen kann. Nur ein konsequentes Lizenzmanagement kann verhindern, dass es soweit kommt – und zudem dafür sorgen, dass echtes Geld gespart wird...

In vielen Unternehmen ist das Software-Lizenzmanagement noch immer ein Stiefkind. Zu die-sem Ergebnis kommt auch eine Studie des Meinungsforschungsinstituts IDC: Bei jedem vierten Unternehmen in Deutschland stimme die Anzahl der genutzten Lizenzen nicht mit den tatsächlich erworbenen Nutzungsrechten überein. Dabei ist eine Unterlizenzierung keine Kleinigkeit: Neben dem Unternehmen haften der zuständige Geschäftsführer oder die verantwortlichen IT-Leiter oft persönlich. Denn eine Unterlizenzierung lässt sich nicht „mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ vereinbaren. Bereits fahrlässiges Verhalten begründet die Haftung auf Schadensersatz. Eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren kann die strafrechtliche Folge sein.

Zwar sind solch drastische Maßnahmen die Ausnahme, in jedem Fall aber droht ein Strafver-fahren. „Wenn ein Unternehmen mehr Lizenzen verwendet als tatsächlich erworben wurden, gilt dies als Vervielfältigung eines geschützten Werkes“, mahnt Peter Schneider, Gebrauchtsoftware-Pionier und usedSoft-Geschäftsführer. „Das ist ein eindeutiger Verstoß gegen das Urheberrecht. Unternehmen, die feststellen, dass zu wenige Lizenzen vorliegen, sollten daher sofort handeln.“

Beim Kauf von neuen Lizenzen nutzen immer mehr Unternehmen den Markt für gebrauchte Software. Er bietet die Möglichkeit, schnell und unkompliziert Lizenzen nachzukaufen. Neben dem Preisvorteil – rund 30 Prozent unter dem Neupreis – hat Gebraucht-Software im Falle einer Nachlizenzierung einen weiteren Vorteil: Wenn beim Lizenznachkauf eine ältere Soft-ware-Version benötigt wird, ist diese gebraucht in der Regel noch lieferbar. Als Neuware werden ältere Programme aber mitunter gar nicht mehr angeboten.

Weniger ist mehr

Eine Fehllizenzierung ist es auch, wenn zu viele Lizenzen vorliegen. Und das führt zum erhebli-chen wirtschaftlichen Schaden des jeweiligen Unternehmens. Vor allem wenn Hersteller Rabatte für Volumenlizenzpakete anbieten, kaufen Unternehmen häufig mehr Lizenzen als benötigt. Auch Mindestabnahme-Mengen, Mitarbeiter-Fluktuationen oder die Ausgliederung nicht mehr rentabler Geschäftsbereiche können zu einem Überschuss führen. Das hat deutliche Auswirkungen auf die Kosten: „Ungenutzte Software bindet nicht nur Kapital, das in der Regel an anderer Stelle dringend gebraucht wird“, berichtet Schneider aus der Praxis. „Für ungenutzte Software können darüber hinaus auch Wartungskosten anfallen. So zahlt man für einen Service, von dem man nichts hat außer einer Rechnung.“

Auch in einer solchen Situation bietet der Software-Gebrauchtmarkt die Lösung: Hier lassen sich überschüssige Lizenzen durch Verkauf wieder in liquide Mittel verwandeln. Zumal Ge-brauchtsoftware-Händler auch ältere Versionen ankaufen.

Der ständige Blick auf die eigene Lizenzlandschaft gehört also zu den Schlüsselaufgaben eines modernen IT-Managements. Mit den folgenden 5 Maßnahmen schaffen Unternehmen die Grundlage für ein sicheres und lohnendes Lizenzmanagement:

1) Richtlinien und Zuständigkeiten im Unternehmen etablieren

Die Basis für ein systematisches Lizenzmanagement bilden zum einen genaue Richtlinien, die unternehmensweit den Einkauf und die Nutzung von Software festlegen. Zum anderen trägt eine zentral organisierte Beschaffung dazu bei, dass überflüssige Neuanschaffungen vermieden werden.

2) Detailliertes Inventar führen

So banal es klingt: Sämtliche vorhandene Software muss inventarisiert werden; ebenso jegliche Lizenzen, die das Unternehmen jemals erworben hat. Aber Achtung: Eine einfache Auflistung reicht nicht. Jede Lizenz sollte mit ihren Besonderheiten zu der jeweiligen Versi-on und den speziellen Nutzungsbedingungen erfasst werden. Auf dieser Grundlage ist ein ständiger, präziser Abgleich zwischen der tatsächlich benötigten Software und den erwor-benen Lizenzen möglich.

3) Das richtige Lizenzmodell wählen

Heutzutage müssen Unternehmen nicht nur entscheiden, welche Software genutzt werden soll, sondern auch wie diese erworben wird. Will man die benötigte Software mieten oder kaufen? Zwar scheinen Miet-, SaaS- und Cloud-Modelle auf den ersten Blick einige Vorteile zu bieten. In der Praxis entscheiden sich jedoch immer mehr Unternehmen dagegen. Denn: Software-Mieter geraten in eine gefährliche Abhängigkeit vom Hersteller. Wird beispielsweise eine neue Version eingeführt, sind Mieter gezwungen, diese zu nutzen, auch wenn sie im Vergleich zum Vorgänger erhebliche Nachteile aufweist. Zudem geben Nutzer von gemieteter Software mitunter vertrauliche Daten aus der Hand, während Käufer ihre Daten weitestgehend autark innerhalb der eigenen IT-Landschaft speichern. Und schließlich hat sich gezeigt, dass Mietmodelle auf die Dauer deutlich teurer sein können.

4) Überschüssige Lizenzen in liquide Mittel verwandeln

Ungenutzte Lizenzen schaden dem Unternehmen, vor allem wenn sie unentdeckt bleiben: Zum einen wird Kapital gebunden. Zum anderen können auch für ungenutzte Lizenzen Wartungskosten anfallen. Auf dem Gebrauchtsoftware-Markt können Unternehmen diese wieder in liquide Mittel umwandeln.

5) Fehlende Lizenzen schnell nachkaufen

Sind weniger Lizenzen vorhanden als tatsächlich genutzt werden, ist schnelles Handeln gefragt! Es drohen Schadensersatzansprüche in oft empfindlichem Umfang, zudem strafrechtliche Konsequenzen. Ein schneller Nachkauf der benötigten Lizenzen ist somit unerlässlich!

Über usedSoft

usedSoft wurde 2003 gegründet und ist ein führender europäischer Anbieter von gebrauchter Standard-Software. Die Käufer von usedSoft-Lizenzen sind sowohl Unternehmen wie auch Behörden und Software-Händler. Zu den mehr als 10.000 Kunden der usedSoft-Gruppe zählen u.a. Alete, s.Oliver, Segafredo, der Flughafen München, ein führender Verein der Fußball-Bundesliga sowie diverse Sparkassen und Rechtsanwaltskanzleien. Auch in deutschen Behörden kommt verstärkt gebrauchte Software zum Einsatz: Neben dem Bundessozialgericht in Kassel und der Datenzentrale Baden-Württemberg setzen fast 1.200 Behörden, Städte und Gemeinden auf usedSoft-Lizenzen, darunter die Städte Nürnberg und Fürth sowie der Landkreis Passau. Die Einsparungen beim Kauf von bereits benutzten Lizenzen liegen bei bis zu 50 Prozent des Verkaufspreises. Verwaltungsräte des Unternehmens sind der ehemalige IBM-Europachef Hans-Olaf Henkel, der frühere baden-württembergische Finanzminister Gerhard Stratthaus und der ehemalige Bayer-Chef Manfred Schneider.

www.usedsoft.com

Christoph Möller
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